Automatizace faktur a plateb

PROBLÉM

Finanční tým musel manuálně zpracovávat přijaté faktury, kontrolovat jejich zaplacení a provádět hromadné platby přes banku. Data byla rozptýlena mezi cloudovým úložištěm, fakturačním systémem a bankovnictvím, což zvyšovalo riziko chyb a zdržovalo uzávěrky.

ŘEŠENÍ

BitSwan automat propojuje cloudové úložiště, fakturační systém a bankovní API. Sleduje nové faktury ve složkách, automaticky z nich pomocí AI agenta extrahuje potřebná data, generuje platební soubory ve formátu XML a odesílá je přes bankovní API. Vše probíhá bez ručního zásahu, s možností kontroly a validace.

PŘÍNOS

  • Automatizace celého cyklu od přijetí faktury po zaplacení

  • Eliminace chyb z manuálního přepisování

  • Okamžitý přehled o stavu faktur a plateb

  • Úspora hodin rutinní práce každý měsíc

„Dřív jsme faktury lovili
v Drive-složkách, dnes je systém najde, zaplatí i eviduje sám.“

Zaúčtování účtenek

PROBLÉM

Účetní oddělení velkých firem musí evidovat účtenky z plateb firemními kartami, které přicházejí v různých formátech – od PDF faktur po naskenované účtenky z obchodů či čerpacích stanic. Tyto doklady je nutné ručně a přesně přepsat do účetního systému, aby bylo možné správně uplatnit náklady a DPH.

ŘEŠENÍ

Manažeři po platbě kartou uloží účtenku na sdílený disk. BitSwan ji pomocí AI agenta přečte, ověří klíčové údaje – například IČO
a částku – a pokud jsou data
v pořádku, zapíše je do účetního systému. Nečitelné nebo podezřelé účtenky odešle
k manuální kontrole.

PŘÍNOS

  • Zpracování účtenek zautomatizováno – účetní pouze kontroluje výjimky

  • Zásadní zkrácení času zpracování z hodin na minuty

  • Automatická kontrola údajů a konzistence dat

  • Menší chybovost, vyšší kvalita účetních dat

„Účtenky se dnes zaúčtují samy — my už jen kontrolujeme výjimky.“

Započítání bonusů do mzdy

PROBLÉM

Mzdové oddělení započítává zaměstnancům bonus za nákup zboží se slevou v rámci firemního řetězce. Sleva se promítá do mzdy a oficiálních výkazů. Dnes jde o náročný manuální proces, při kterém účetní ručně zpracovává podklady z prodejen a zadává hodnoty nákupu, což často vede k chybám.

ŘEŠENÍ

BitSwan celý proces zautomatizoval v jednom automatu, který dostává tabulku s nákupy jednotlivých zaměstnanců a dále tabulku s nárokovou mzdou. Ve svém Python algoritmu provede výpočet finální mzdy pro každého zaměstnance a výsledek naimportuje do mzdového systému.

PŘÍNOS

  • Výpočet mezd zkrácen z několika dní na minuty

  • Automatická kontrola dat a konzistentní výpočty

  • Výrazná úspora času účetních

  • Minimalizace chyb způsobených ručním zpracováním

„Z tabulek platných čísel se stal jeden klik — a mzdy jsou hotové.“

Stahování bankovních výpisů

PROBLÉM

Pracovnice účetní firmy má za úkol každé ráno stáhnout výpisy z bank svých klientů. Jedná se o větší desítky klientů a tato manuální činnost zabírá několik hodin.

ŘEŠENÍ

BitSwan se podle předpisu každé ráno připojí na bankovní aplikaci dané firmy, stáhne bankovní výpis a uloží ho do příslušné složky. Paní účetní od té doby dělá užitečnější práci.

PŘÍNOS

  • Zkrácení ranní rutiny z hodin na minuty

  • Účetní už neprovádí rutinní klikání

  • Okamžitá dostupnost výpisů pro další zpracování

„Ráno už neklikám po bankách — výpisy na mě čekají ve složkách.“

Stahování kurzů

PROBLÉM

Pracovnice účetní firmy musí každý den stahovat aktuální kurz centrální banky a hodnotu měny zadat do účetního systému.

ŘEŠENÍ

BitSwan automat tuto operaci provede každé ráno sám.

PŘÍNOS

  • Denní aktualizace kurzů bez lidského zásahu

  • Eliminace chyb z přepisování hodnot

  • Okamžitá dostupnost správných kurzů

„Kurzy jsou v systému dřív, než dorazíme do kanceláře.“

Monitoring konkurenčních cen

PROBLÉM

Obchodní oddělení každý měsíc ručně zjišťovalo ceny konkurence a vkládalo je do srovnávacího Excelu pro vyhodnocení konkurenceschopnosti své nabídky. Šlo o náročnou a zdlouhavou manuální práci, která sloužila k nastavování prodejních cen. 

ŘEŠENÍ

BitSwan automat dokázal periodicky získávat ceníky z webů konkurenčních značek, extrahoval z nich data a přeformátoval je do struktury požadované srovnávacím modelem. Původní složitý excelový model byl nahrazen přehledným modelem napsaným v Pythonu, který vše spočítá automaticky.

PŘÍNOS

  • Zpracování zrychleno z několika dnů na pár minut

  • Zmizely chyby způsobené ručním přepisováním

  • Firma má možnost sledovat konkurenci kdykoliv, ne jednou za měsíc

„Dřív jsme porovnávali ceníky týdny, dnes je máme hotové za pár minut.“

Automatizace fakturace

PROBLÉM

Mezinárodní účetní firma poskytuje účetní, daňové a konzultační služby stovkám klientů. Každý měsíc museli manažeři ručně připravovat podklady pro fakturaci — vyhledávat poskytnuté úkony, přiřazovat je k jednotlivým pracovníkům a počítat ceny podle smluv. Proces byl extrémně náročný a chybový. 

ŘEŠENÍ

Nasadili jsme dva BitSwan automaty:
První automat načítá parametry smluv (typy úkonů, sazby, ceníky)
a převádí je do přehledného číselníku.
Druhý automat napojený na systém evidence úkonů pro každého klienta automaticky generuje faktury.

PŘÍNOS

  • Automatizace celého procesu přípravy fakturace

  • Výrazná úspora času a eliminace chyb

  • Jednoznačná vazba mezi vykonanou službou a fakturovanou částkou

„Místo excelové gymnastiky teď manažeři řeší klienty, ne tabulky.“

Výpočet hodnoty fondů 

PROBLÉM

Finanční oddělení musí každý měsíc počítat hodnoty akcií pro stovky fondů, které spravuje. Data pro výpočet manuálně kopíruje z podnikového systému a používá složité excelové modely. Každý fond má svůj unikátní model. Výpočet je zdlouhavý a chybový, společnost přestala škálovat.

ŘEŠENÍ

BitSwan celý proces zautomatizoval. Excel model byl převeden do přehledného Python kódu. Workflow systém zavolá BitSwan, vloží potřebné parametry a BitSwan vrátí hodnotu akcie do interního systému.

PŘÍNOS

  • Zkrácení výpočtu z hodin na minuty

  • Odstranění ručního kopírování a chyb

  • Možnost škálovat počet fondů bez růstu týmu

„To, co dřív zabralo hodiny a plný tým analytiků, dnes udělá automat během pár minut.“

Odkupy - výpočet poplatků

PROBLÉM

Backoffice investiční společnosti musí spočítat poplatky, které zákazník zaplatí při prodeji svého aktiva. Poplatky vychází z parametrů uzavřených smluv a jejich ruční výpočet byl pomalý, chybový a brzdil obchodní oddělení.

ŘEŠENÍ

BitSwan použil dva automaty: Jeden automat pomocí AI agenta přečetl všechny smlouvy a vytvořil vzorce pro výpočet poplatků.

Druhý automat tyto vzorce aplikuje při výpočtu poplatku, který probíhá v řádu sekund.

PŘÍNOS

  • Výpočet poplatků zkrácen z hodin na sekundy

  • Odstranění ručního hledání informací ve smlouvách

  • Konzistentní a auditovatelné výpočty napříč fondy

„Výpočet, který dřív znamenal otevřít smlouvu a kalkulačku, dnes udělá automat na jedno kliknutí.“

Zpracování docházek a mezd

PROBLÉM

Management firmy, která zajišťuje sezónní pracovníky, dostává od klientů měsíční docházky v různých formátech (PDF, Excel). Každý klient má jiný formát a účetní musí vše přepisovat do excel modelu. Příprava podkladů trvá několik dnů, je náročná a chybová.

ŘEŠENÍ

BitSwan načítá PDF a Excel tabulky od klientů, převádí je do jednotného formátu a připravuje importní soubory do mzdového systému. Celý proces probíhá bez ručního přepisování a kontroluje správnost vstupních dat.

PŘÍNOS

  • Příprava mzdových podkladů zkrácena z dnů na minuty

  • Odstranění ručních chyb

  • Mnohonásobná kontrola správnosti dat

„Dřív jsme přepisovali tabulky celé dny, dnes se zpracují samy.“

Rekonciliace faktur a P&L

PROBLÉM

Auditorská firma musí kontrolovat P&L z došlých faktur
z 15 evropských zemí, od několika partnerů, v různých formátech a jazycích. Manuální přepisování do excel modelů zabíralo několik dní.

ŘEŠENÍ

Použili jsme dva automaty:

První stahuje faktury, analyzuje jejich obsah přes AI agenta
a vypisuje je do tabulek.

Druhý konsoliduje tabulky
z různých formátů do jednotné,
ze které se počítá P&L.

PŘÍNOS

  • Zkrácení rekonciliace z několika dnů na hodiny

  • Odstranění ručního přepisování

  • Jednotná metodika a auditovatelnost

„Dřív jsme skládali Evropu z tabulek, teď ji vidíme v jednom reportu.“

Monitoring insolvencí v EU

PROBLÉM

Právní firmy potřebují sledovat insolvenční rejstříky napříč Evropou, aby včas identifikovaly klienty v úpadku. Tyto rejstříky jsou však vedeny v národních jazycích a různých formátech, což činí orientaci pro mezinárodní kanceláře prakticky nemožnou. 

ŘEŠENÍ

Vyvinuli jsme novou aplikaci, která pravidelně zjišťuje informace o insolvencích firem napříč Evropou a sjednocuje je do jednoho systému v angličtině. Pro řešení byla použita řada spolupracujících BitSwan automatů, které automaticky překládají a kategorizují data.

PŘÍNOS

  • Automatické sjednocení a překlad dat z národních rejstříků

  • Možnost sledovat insolvence z celé EU v angličtině

  • Úspora stovek hodin právní analýzy

„Dřív jsme trávili dny v rejstřících, dnes máme vše v jednom dashboardu.“

Kontrola faktur za elektřinu

PROBLÉM

Finanční oddělení má na starosti kontrolu faktur za elektřinu ze základnových stanic mobilního operátora. Tisíce odběrných míst, různí dodavatelé a nereálné možnosti kontroly faktur proti reálné spotřebě. Nebylo možné zachytit černý odběr ani poruchy.

ŘEŠENÍ

Vytvořili jsme tři spolupracující BitSwan automaty:

Jeden vyčítá PDF faktury a pro každou stanici zjišťuje fakturovaný odběr. Druhý odečítá spotřebu technologie na bázi stanice.

Třetí porovnává obě datové sady
a detekuje anomálie.

PŘÍNOS

  • Možnost kontrolovat tisíce odběrných míst automaticky

  • Odhalení odchylek a anomálií ve spotřebě

  • Okamžitý přehled o nákladech na energii

„Poprvé vidíme spotřebu celé sítě bez ruční práce.“

Detekce anomálií

PROBLÉM

Oddělení technické podpory muselo ručně procházet mnoho systémů, aby zjistilo příčinu problému zákazníka. Diagnostika trvala desítky minut, zatímco zákazníci čekali na lince.

ŘEŠENÍ

Automaty BitSwan jsou napojeny na stream technických dat ze sítě, vyhodnocují miliony událostí za sekundu a detekují anomálie. AI chatbot pak poskytuje podporu operátorům při diagnostice problémů.

PŘÍNOS

  • Diagnostika poruch zkrácena z minut na sekundy

  • Okamžitá identifikace příčiny problému zákazníka

  • Zlepšení zákaznické spokojenosti

„Dřív jsme hledali chybu naslepo, dnes ji vidíme dřív než zákazník.“

Real-time reporting skladu

PROBLÉM

Velký e-shop provozuje sklad, jehož reporting o procesech se dříve tvořil manuálně v Excelu na základě exportů z WMS. Reporty byly opožděné a vyžadovaly mnoho ruční práce.

ŘEŠENÍ

BitSwan je připojen na tok dat ze všech systémů e-shopu a v reálném čase analyzuje záznamy od skladníků, pickerů, docházky a objednávky. Výstupem jsou živé přehledy o výkonu skladu a jeho vytíženosti.

PŘÍNOS

  • Realtime přehled o fungování skladu

  • Eliminace ruční práce a chyb z exportů

  • Okamžitá reakce na přetížení nebo chyby ve skladech

„Dříve jsme se dívali na hvězdy očima, teď se díváme hvězdářským dalekohledem.“

Schvalování PR textů

PROBLÉM

PR tým investiční společnosti potřeboval psát a distribuovat texty ke schválení klientům. Celý proces probíhal přes Word dokumenty a e-maily, byl zdlouhavý, nejasný a neschopný reagovat na rychlé změny požadavků klientů. Docházelo ke zmatkům ve verzích a schváleních.

ŘEŠENÍ

BitSwan automat nabídl uživatelsky přívětivé rozhraní, ve kterém může PR tým vytvářet zprávy, doplnit k nim seznam schvalovatelů a rozesílat je přes e-mailovou službu SendGrid. Každý krok je automaticky sledován a systém zajišťuje, že se schvalovací proces nezastaví.

PŘÍNOS

  • Schvalování textů se zrychlilo z dnů na hodiny

  • Jasná kontrola verzí a stavů schválení

  • Vyšší flexibilita při práci s klienty

„Konečně máme systém, který drží krok s rychlostí našeho týmu.“